Aus Stichpunkten lässt sich ein gut strukturierter Entwurf erzeugen. Vor dem Versand müssen Inhalt, Empfänger, Ton und vertrauliche Angaben geprüft werden.
Geeignet für
- Bürokommunikation
- Kundenservice
- Private Korrespondenz
Voraussetzungen
Ziel, Empfänger und gewünschter Ton müssen klar sein. Vertrauliche Daten gehören nur in Systeme, deren Datenschutz dafür geprüft wurde.
Vorgehensweise
- Stichpunkte und Ziel der Nachricht festhalten.
- Gewünschten Ton, Länge und Handlungsaufforderung angeben.
- Entwurf erzeugen lassen.
- Fakten, Namen, Termine und Anhänge kontrollieren.
- Nach persönlicher Überarbeitung versenden.
Beispiel
Aus „Termin verschieben, Dienstag möglich, Unterlagen fehlen“ kann ein sachlicher, kurzer Entwurf für einen Geschäftspartner entstehen.
Qualitätskontrolle
- Alle Fakten mit Originalunterlagen abgleichen.
- Unnötige Floskeln und übertriebene Sicherheit entfernen.
- Empfänger, Anhänge und sensible Angaben vor dem Versand prüfen.
Grenzen und Risiken
- Modelle können Informationen ergänzen, die nicht vorgegeben wurden.
- Ungeprüfte personenbezogene oder vertrauliche Daten können Datenschutzprobleme verursachen.
Passende Tools und Modelle
Allgemeine Sprachmodelle, Schreibassistenten und lokal betriebene Modelle.